Vous travaillez pour Aparteam, le réseau de distribution de la solution Qweeby. Quelles sont ces deux structures ?
APARTEAM et Qweeby sont deux structures juridiques différentes mais un objectif commun : développer le marché de la dématérialisation fiscale en France. L’un est l’opérateur (Qweeby), l’autre (APARTEAM) dont je suis le gérant, est la force de vente externalisée des éditeurs de solutions de dématérialisation. APARTEAM a bâti une offre dédiée à cette solution.
Pourquoi choisir de dématérialiser ses factures ?
Le principe de Qweeby : simplifier le quotidien de l’entreprise en automatisant les tâches de préparation, d’envoi et de suivi des factures. Cette traçabilité en temps réel réduit pour l’émetteur les risques de non-paiement et ce en accord avec l’article 289VII du code général des impôts, relatif à la gestion des factures et avoirs entre deux assujettis à la tva.
Il y a plusieurs avantages à dématérialiser ses factures. Tout d’abord, faire des économies : nous avons montré que le coût de la chaîne de transmission d’une facture était de 9,50 euros, contre quelques centimes avec la dématérialisation. L’autre atout de taille, c’est la possibilité de réaffecter ces unités de temps vers des tâches à plus haute valeur ajoutée pour l’entreprise. Il y a aussi la possibilité de montrer son dynamisme et de se démarquer de ses concurrents.
Comment s’organise la communication digitale autour de Qweeby ?
Le rôle d’APARTEAM, c’est de gérer le développement commercial de Qweeby, et nous travaillons avec un réseau de partenaires national qui vont distribuer la solution auprès de clients finaux. Pour les accompagner, nous avons mis en place une grande palette d’outils. Parmi les outils digitaux à destination de nos partenaires on peut citer la newsletter, l’accès à un espace web privé qui concentre tous les documents et informations et un centre d’assistance qui leur est dédié.
Qui sont vos clients, et quelle est leur approche de la dématérialisation ?
Qweeby traite 15 millions de factures dématérialisées par an. Notre panel de client varie de la petite structure qui édite 20 factures par mois, jusqu’à 800 000 mensuelles pour un grand groupe.
Au départ, nous pensions faire une segmentation de nos clients par leur taille, puis par leur secteur d’activité. On s’est vite rendu compte que ça n’avait pas de sens : la solution est la même d’une entreprise à une autre. On privilégiera plus le mode de conception même de la facture simple ou en lot, facture seule ou enrichie…c’est la mise en œuvre qui change.
Concernant les pratiques des entreprises, on s’aperçoit qu’il y a un critère qui change tout, c’est la motivation. Les sociétés qui croient aux bénéfices de la dématérialisation sont celles qui feront avancer tout le système.
Quel est le mode d’emploi pour bien appréhender le sujet ?
Il existe plusieurs strates de la dématérialisation de la reconnaissance graphique avec la LAD ou la RAD (Lecture Automatique d’un Document), en passant par la délocalisation d’impression. Mais ces technologies archaïques traitent le document comme une simple image, alors que la dématérialisation doit être pensée pour faciliter la relation entre le fournisseur et son client.
La dématérialisation porte aussi bien sur la forme que sur le fond. La solution Qweeby part de la facture encodée en PDF du fournisseur et va analyser les différents champs afin de structurer les informations en vue de les transmettre, quelles que soient les attentes du client. L’apposition de la signature numérique avant l’envoi garantit que la pièce est un original et qu’elle ne peut être modifiée par aucune des 2 parties. Elle est ensuite consultable en illimité pendant 10 ans dans un espace probatoire personnel.
Avec la dématérialisation, quelle place pour l’humain ?
Nous travaillons principalement avec des directeurs financiers, et des comptables. Les avis peuvent différer selon les personnes : là où certains voient un énorme gain de temps, d’autres craignent pour leur métier. Dans ce cas, c’est la maturité du management qui change tout. Il s’agit d’impliquer toute l’équipe dans le processus, et de réfléchir à quoi pourra servir ce gain de temps. L’intérêt étant d’aller vers du mieux, vers un travail à plus forte valeur ajoutée qui sera bénéfique au collaborateur et à l’entreprise.